Jak wdrożyć AI w dziale sprzedaży: plan krok po kroku dla szefa sprzedaży

Gdzie wdrożenie AI w sprzedaży się zatrzymuje

Dostęp do ChatGPT, Gemini albo Copilota to dopiero początek. Jedna osoba używa AI do maili, druga do notatek, trzecia do researchu, a zespół nie ma z tego wspólnego standardu. Każdy w każdej rozmowie tłumaczy AI wszystko od nowa. Część osób rezygnuje po pierwszej słabej odpowiedzi i wraca do starego sposobu pracy.

Sami mieliśmy dość szkoleń, po których wszyscy czują się dobrze, a potem i tak pracują jak wcześniej. Dlatego plan niżej kończy się nawykami i przeglądem po kilku miesiącach.

Krok 1. Spisz zadania handlowców i narzędzia, które macie

Zacznij od listy zadań, które zajmują handlowcom najwięcej czasu, i od opisu procesu sprzedaży: od wyszukiwania firm, przez rozmowy i oferty, po opiekę nad klientami. Jeśli część zespołu zajmuje się prospectingiem, a część domykaniem sprzedaży i account managementem, każda grupa dostanie inne zastosowania.

Do tego lista narzędzi: które narzędzie AI firma ma, kto ma do niego dostęp i na jakich zasadach. Gdzie w Waszym procesie AI może pomóc, możesz sprawdzić w bezpłatnym Sales AI Mapperze. Opisujesz działania handlowców, a narzędzie zaznacza przy każdym kroku, co może zrobić AI i gdzie potrzebny jest człowiek.

Krok 2. Sprawdź fundamenty sprzedaży

AI działa tak dobrze, jak fundamenty, na których pracuje: proces dopasowany do ścieżki zakupowej klienta, uporządkowane dane w CRM, spisane persony klientów i propozycja wartości. Jeśli wiedza o klientach jest tylko w głowach handlowców, AI będzie odpowiadać ogólnikami.

AI może też pomóc te fundamenty zbudować: przeanalizować ścieżkę zakupową, spisać persony i propozycję wartości albo uporządkować notatki w CRM.

Krok 3. Ustal zasady pracy z danymi

Zanim zespół zacznie wklejać do AI notatki ze spotkań i maile od klientów, ustalcie:

• w którym narzędziu pracujecie na danych firmy i klientów; prywatne konta odpadają,
• czego nie wklejacie nigdzie, np. haseł i kluczy API,
• że AI przygotowuje szkic, a człowiek czyta go i wysyła.

Które z czterech popularnych narzędzi AI pozwala zbudować wspólnych asystentów i jakie ustawienia zależą od administratora, porównujemy na stronie AI dla handlowców. Najprościej zacząć od narzędzia, które firma już ma.

Krok 4. Zbudujcie wspólny kontekst firmy

Kontekst budujemy w dwóch warstwach:

1. Kontekst personalny. Każdy handlowiec odpowiada AI na kilka pytań o swoją pracę: stanowisko, region, co sprzedaje i komu, z kim rozmawia u klienta, jakich odpowiedzi chce. Z odpowiedzi powstaje krótki tekst, który handlowiec sprawdza i wkleja do ustawień swojego narzędzia.
2. Kontekst firmy. Jeden plik dla całego zespołu: persony, propozycja wartości, ścieżki zakupowe, konkurencja, słownik pojęć. Szkic może przygotować jedna osoba, a zespół poprawia go razem.

Pliki z kontekstem i instrukcje asystentów należą do firmy. Zostają po odejściu handlowca, ułatwiają start nowym osobom i da się je przenieść do innego narzędzia. Plik z kontekstem firmy powinien mieć jedną osobę, która dba o jego aktualność.

Krok 5. Zamieńcie powtarzalne zadania w asystentów

W zwykłym czacie handlowiec za każdym razem tłumaczy wszystko od nowa. Asystent ma stałą instrukcję i swoje pliki, więc robi jedno zadanie za każdym razem tak samo. W Copilocie nazywa się agentem, w ChatGPT własnym GPT, w Gemini Gemem, a w Claude projektem.

Każdy asystent składa się z pięciu części:

• nazwa i opis: do czego służy,
• instrukcja: rola, kontekst, zadanie, forma odpowiedzi, czego nie robić,
• wiedza: plik z kontekstem firmy i kontekst personalny,
• polecenia na start: 3-4 typowe prośby,
• test: trzy prawdziwe przypadki (typowy, trudny i nietypowy), zanim asystent trafi do zespołu.

Przykładowi asystenci na start: research firmy przed pierwszym spotkaniem, przygotowanie do rozmowy, notatka i follow-up po spotkaniu, przegląd umowy. Instrukcji nie trzeba pisać ręcznie: na warsztatach budujemy asystenta, który zadaje handlowcowi sześć pytań o zadanie i na tej podstawie pisze instrukcję nowego asystenta.

Najlepszych asystentów udostępniacie całemu zespołowi. Tak powstaje wspólna biblioteka. Każdy asystent ma właściciela, który poprawia instrukcję, gdy asystent się myli.

Krok 6. Każdy handlowiec wybiera 1-2 zastosowania

Na koniec szkolenia każdy uczestnik wybiera 1-2 zastosowania i zapisuje trzy rzeczy: co, jak często i po czym pozna, że działa.

Przykładowe nawyki z naszych warsztatów:

• przed pierwszym spotkaniem: research firmy i pytania na rozmowę,
• przed podpisem: przegląd umowy z asystentem,
• 15 minut po spotkaniu: notatka, wpis do CRM i follow-up,
• raz w tygodniu: przegląd, które firmy w regionie inwestują.

Ile pracy oddać AI, zależy od wagi relacji. Przy kluczowych klientach pracujcie ostrożnie i pod kontrolą. Przy działaniach na dłuższych listach firm zacznijcie od małej partii, sprawdźcie wyniki i dopiero potem zwiększajcie skalę.

Krok 7. Wróćcie do planów po miesiącu i po trzech miesiącach

Po miesiącu sprawdźcie, co działa, gdzie pojawiają się trudności i których asystentów trzeba poprawić. Po trzech miesiącach omówcie wyniki i wybierzcie kolejne zastosowania. W naszych szkoleniach z follow-upem robimy to na trzygodzinnych warsztatach online.

Raport dla szefa sprzedaży z jednego pliku

AI przydaje się też kierownikom. Przy raporcie z planu i realizacji sprzedaży pilnujcie jednej zasady: liczby liczy Excel, a AI je opisuje. Sumy sprawdźcie w arkuszu, zanim pokażecie wnioski.

W załączniku jest plik z planem i realizacją sprzedaży osób z mojego zespołu za [okres].

1. Pokaż tabelę: osoba, plan, realizacja, odchylenie w zł i w %.
2. Wskaż 3 najważniejsze wnioski dla zespołu.
3. Przy każdej osobie zaproponuj jedno pytanie na rozmowę.
4. Zaproponuj układ 5 slajdów do prezentacji wyników.

Licz tylko na danych z pliku. Jeśli czegoś brakuje, napisz „brak danych”.

Najczęstsze błędy przy wdrożeniu AI w sprzedaży

1. Rezygnacja po pierwszej słabej odpowiedzi.
2. Dane firmy i klientów w prywatnym narzędziu.
3. Przypuszczenie AI przepisane jako fakt.
4. Liczby i cytaty z dokumentów użyte bez sprawdzenia.
5. AI jako autopilot: wysyłanie treści do klienta bez czytania.

Po stronie handlowca zostają relacja z klientem, wiedza o tym, kto naprawdę decyduje, ocena, czy oferta pasuje do potrzeb, i decyzja, co wysłać i co podpisać. Co jeszcze warto zostawić ludziom, rozpisujemy etap po etapie w poradniku o AI w sprzedaży B2B.

Jak to wygląda na naszym szkoleniu dedykowanym

Przed szkoleniem rozmawiamy z kierownikami i ustalamy, jakimi zadaniami zajmują się Wasi handlowcy i z jakich narzędzi korzystają. Przygotowujemy też szkic pliku z kontekstem firmy, który zespół poprawia na warsztacie. Ćwiczenia układamy pod Wasze narzędzia, zasady bezpieczeństwa i dostępy.

Na warsztacie zespół przechodzi kroki 4-6: kontekst personalny, kontekst firmy, asystenci i plan zastosowań. W wariantach z follow-upem wracamy do planów na warsztatach online po miesiącu i po trzech miesiącach. Warianty i ceny opisujemy na stronie szkoleń dedykowanych, a widełki rynkowe w poradniku ile kosztuje szkolenie AI dla zespołu sprzedaży.

Skąd ten plan

Plan opisuje, jak prowadzimy szkolenia dedykowane Handlowcy.AI: dopasowanie przed szkoleniem, warstwy kontekstu, asystentów, plan zastosowań i warsztaty follow-up. Przykładowe polecenie pochodzi z materiałów z naszych warsztatów dla zespołów sprzedaży B2B.